如果你想提供高质量的产品或服务，你需要一个良好的质量管理体系来应对可能出现的任何问题。有时，问题不是你的错，而是你的供应商的错。你该如何处理这种情况？你可以使用 供应商纠正措施报告 或简称SCAR。本文将向您介绍什么是SCAR，如何制作和使用它，以及它为何对您的供应链至关重要。
什么是供应商纠正措施报告 (SCAR)？
SCAR 是一种告知供应商其产品或服务存在问题并要求其修复的方式。SCAR 是一份文件，其中详细记录了问题详情及其对您造成的影响。
问题可能来自不同来源，例如客户投诉、供应商失误、审计结果、内部质量检查或法律要求。SCAR 通常包含以下信息：
- 问题或错误的描述
- 表明问题或错误的证据或数据
- 问题或错误的影响或严重性
- 问题或错误的根本原因分析
- 建议的纠正措施及其执行期限
- 纠正措施的检查和确认
- SCAR 的关闭和批准
SCAR 的典型时间表如下：
- 发现问题
- 非我方造成的问题（即货物收据上没有损坏）
- 问题并非源于设计
- 发行SCAR
- 发现不合格的原因
- 已采取纠正措施
供应商需要如何处理供应商纠正措施报告？
供应商需要做几件事。
- 回复 SCAR
- 解释他们是如何调查问题的，以及问题的根本原因是什么。有时我们可能会要求他们使用特定的根本原因分析方法，例如 8d。
- 采取纠正措施解决问题并防止其再次发生。
谁制定和管理供应商纠正措施报告？
制作和管理 SCAR 分为两个部分。
1/ 谁制造了伤疤
当我们检查供应商的产品或服务时，可能会在入库时发现一些缺陷。这种情况我们通常会先处理，直到双方就如何处理达成一致。
当我们决定进行 SCAR 审核时，我们的 QMS 应该明确说明谁可以执行。不同的组织有不同的人员负责此审核，例如收货、质量、采购等部门的人员。但通常情况下，这项工作由质量部门的人员负责。
无论谁制作表格，都需要清楚地知道哪里出了问题以及我们需要供应商提供什么，以便他们能够正确填写 SCAR。
2/ 在 SCAR 完成之前由谁来管理
一旦制定，SCAR 通常由 质量保证SCAR 可能涉及一些商业问题（例如，更换零件、合同、交货时间），因此有时采购团队会参与此流程。管理 SCAR 的人员通常与供应商关系良好，可以与他们合作直至问题解决。管理 SCAR 的步骤通常如下：
- 发现问题
- 决定是否需要 SCAR。
- 检查影响产品进度和交付的合同要求。
- 制作并发送 SCAR 表格给供应商，并提供明确的指示和期望
- 与供应商保持联系并跟进，直到他们完成纠正措施
- 审核并批准供应商的纠正措施结果和证明
- 通过双方的反馈来弥补 SCAR
与供应商保持良好的沟通至关重要。我们可能需要对零件进行一些修改；它们可能被报废或修复。我们可能急需这些零件，或者这些零件是高优先级的，需要快速获得。可能还有一些资金问题需要解决。所有这些都需要由我们团队中的合适人员处理，并与供应商进行良好的沟通。当我们发送SCAR时，我们通常会给他们一定的回复时间，比如14天。
我们是否需要为每个错误都留下一个伤疤？
不同组织的容忍度不同，例如：
- 有些人可能不会对一次性的小问题做出 SCAR，比如我们可以自己快速解决的问题，而不必等待供应商来解决。
- 质量警报可以告诉供应商需要特别注意的地方。
- 当出现较大问题或重复出现的问题，需要更多关注和详细解决时，可以创建 SCAR。
- 一些组织仅在尝试过其他方法解决问题但没有效果时才使用 SCAR 作为最后的手段。
重要的是，我们的管理系统中有一个流程。然后，我们需要针对每个问题遵循该流程。
SCAR 中应包含哪些内容
每个组织都有其制作 SCAR 的方式。许多组织使用与其内部纠正措施报告相同的表格（有些组织会添加标记或方框，以表明这是针对供应商而非我们自己的）。
通常，表格包含以下内容：
- 一个唯一的号码，以便我们追踪 SCAR
- 制作日期
- 供应商名称
- 零件编号或产品名称
- 交付数量和存在问题的数量
- 错误细节
- 如何处理它（例如修复、废弃等）
- 根本原因/调查 – 供应商填写
- 纠正措施 – 供应商填写
- 最后行动
- 签字（SCAR 需要正式接受问题已解决）
这些只是示例；不同的组织有不同的方法，因此请以这些作为指导，但要制定适合您的方法。
为什么 SCAR 流程如此有用
SCAR 流程具有许多优势，例如：
- 它为我们提供了查找和解决供应商问题的标准方法。
- 该流程有助于我们与内部团队合作
- 该流程有助于我们与供应商合作
- 它帮助我们找到问题的根本原因
- 它帮助我们采取纠正措施
- 它为我们提供了可用于衡量的证据和数据：
- 纠正措施效果如何
- 我们的供应商有多好
SCAR 流程存在哪些问题？
虽然该流程可能有所帮助，但在设计流程时我们需要考虑一些问题。一些关键问题是：
- 应在需要时使用 SCAR——有些人可能会发现，如果我们过度使用它们，它们就不会发挥很好的作用。
- SCAR 不应被用作报复供应商的手段——如果有人不喜欢某个供应商，制造大量的 SCAR 可能会偏离真正的目的，并损害我们与他们的关系
- 我们需要检查它的效果如何；一些供应商可能会回复良好——其他供应商可能需要更多帮助。
- 我们需要在团队内部达成一致
- 我们依靠供应商来做出良好的答复。
- SCAR需要管理，如果我们过度使用它们，就很难追踪和跟进。我们需要足够的人力和资源来妥善管理它们。
- 供应商可能不会回复。
- 最后一个问题是最常见的。
当供应商不回复我们的SCAR时我们该怎么办？
如果供应商不回复我们的 SCAR，我们可能会遇到一些问题：
- 有些供应商可能不认同这个问题并忽视我们
- 一些供应商可能会忽略我们的请求
- 一些供应商可能不喜欢我们的流程和我们要求的信息（即我们可能会要求供应商提供 8d，但供应商可能不明白为什么）。
- 一些供应商可能不遵循我们的流程，并且没有使用正确的表格或方法通过电子邮件向我们发送不完整的答案。
- 有些供应商可能会给我们一个不好的答案。
无论原因是什么，糟糕的回复都可能给我们带来大麻烦。这很难，但我们应该预料到一些供应商一开始会对我们的SCAR回复不力。在制定流程时，如果我们从一开始就预料到这种情况，就可以采取一些措施来应对，以便做好准备。
例如，我们可以选择：
- 与一些供应商进行面对面会议
- 使其成为我们合同的一部分
- 看看罚款
- 告诉他们的高级管理层
当我们思考SCAR流程时，我们常常需要回想一下与供应商开始合作时是如何沟通的。从一开始就告知他们，有助于从一开始就与他们建立良好的关系。我们必须记住，在大多数情况下，我们仍然需要与他们合作，因此找到一种对双方都有效的方法至关重要。我们应该始终记住，无论我们选择哪种方式来回复SCAR，我们都不必接受不合格的零件。
结论：如何使用供应商纠正措施报告 (SCAR) 来提高您的供应链质量
总而言之，SCAR 在保持供应链稳健方面发挥着重要作用。它有助于解决问题，确保供应链平稳运行。VIS 质量控制 团队通过展示如何正确行事树立了良好的榜样。请联系我们获取专业 质量控制服务， 并确保您的公司能够在质量至关重要的竞争环境中取得良好业绩。
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