Nếu bạn muốn cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng cao, bạn cần phải có một Hệ thống quản lý chất lượng tốt có thể giải quyết mọi vấn đề có thể phát sinh. Đôi khi, vấn đề không phải do lỗi của bạn mà là do nhà cung cấp của bạn. Bạn giải quyết vấn đề đó như thế nào? Bạn sử dụng Báo cáo hành động khắc phục của nhà cung cấp hoặc viết tắt là SCAR. Bài viết này sẽ cho bạn biết SCAR là gì, cách tạo và sử dụng nó, và tại sao nó lại quan trọng đối với chuỗi cung ứng của bạn.
Báo cáo hành động khắc phục của nhà cung cấp (SCAR) là gì?
SCAR là cách để thông báo cho nhà cung cấp của bạn rằng có vấn đề gì đó với sản phẩm hoặc dịch vụ của họ và yêu cầu họ sửa chữa. Đây là tài liệu nêu chi tiết về vấn đề và cách nó ảnh hưởng đến bạn.
Vấn đề có thể xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như khiếu nại của khách hàng, lỗi của nhà cung cấp, kết quả kiểm toán, kiểm tra chất lượng nội bộ hoặc yêu cầu pháp lý. SCAR thường có thông tin sau:
- Mô tả về vấn đề hoặc lỗi
- Bằng chứng hoặc dữ liệu cho thấy vấn đề hoặc lỗi
- Tác động hoặc mức độ nghiêm trọng của vấn đề hoặc sai lầm
- Phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề hoặc sai lầm
- Các hành động khắc phục được đề xuất và thời hạn thực hiện chúng
- Kiểm tra và xác nhận các hành động khắc phục
- Việc đóng cửa và phê duyệt SCAR
Dòng thời gian điển hình của SCAR như sau:
- Đã tìm thấy vấn đề
- Sự cố không phải do chúng tôi gây ra (tức là không bị hư hỏng khi nhận hàng)
- Vấn đề không phải do thiết kế
- SCAR đã ban hành
- Lý do không phù hợp được tìm thấy
- Hành động khắc phục đã được thực hiện
Nhà cung cấp cần làm gì với Báo cáo hành động khắc phục của nhà cung cấp?
Nhà cung cấp cần phải thực hiện một số việc.
- Trả lời SCAR
- Giải thích cách họ điều tra vấn đề và nguyên nhân gốc rễ của vấn đề là gì. Đôi khi chúng tôi có thể yêu cầu họ sử dụng phương pháp phân tích nguyên nhân gốc rễ cụ thể, như 8d.
- Thực hiện các hành động khắc phục để giải quyết vấn đề và ngăn ngừa sự cố đó xảy ra lần nữa.
Ai là người lập và quản lý Báo cáo hành động khắc phục của nhà cung cấp?
Có hai phần để tạo và quản lý SCAR.
1/ Ai là người tạo ra SCAR
Khi chúng tôi kiểm tra sản phẩm hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp, chúng tôi có thể phát hiện một số lỗi khi nhập hàng. Khi điều đó xảy ra, chúng tôi thường để chúng sang một bên cho đến khi thống nhất về cách xử lý chúng.
Khi chúng ta quyết định tạo SCAR, QMS của chúng ta phải nêu rõ ai có thể thực hiện. Các tổ chức khác nhau có những người khác nhau có thể thực hiện, như một người từ bộ phận tiếp nhận hàng hóa, Chất lượng, Mua sắm, v.v. Nhưng thông thường, việc này do một người từ bộ phận Chất lượng thực hiện.
Người lập mẫu cần phải biết rõ lỗi sai ở đâu và cần nhà cung cấp những gì để có thể điền đúng vào mẫu SCAR.
2/ Ai sẽ quản lý SCAR cho đến khi hoàn thành?
Sau khi tạo ra, SCAR thường được quản lý bởi một ai đó từ Hỏi đáp. Có thể có một số vấn đề thương mại với SCAR (ví dụ, thay thế linh kiện, hợp đồng, thời gian giao hàng), vì vậy đôi khi nhóm mua sắm sẽ tham gia vào quá trình này. Người quản lý SCAR thường có mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và có thể làm việc với họ cho đến khi họ giải quyết được vấn đề. Các bước để quản lý SCAR thường là:
- Đã tìm thấy vấn đề
- Quyết định xem có cần SCAR không.
- Kiểm tra các yêu cầu hợp đồng ảnh hưởng đến lịch trình và việc giao hàng sản phẩm.
- Tạo và gửi biểu mẫu SCAR cho nhà cung cấp với hướng dẫn và kỳ vọng rõ ràng
- Giữ liên lạc và theo dõi nhà cung cấp cho đến khi họ hoàn tất các hành động khắc phục
- Xem xét và phê duyệt kết quả và bằng chứng về các hành động khắc phục từ nhà cung cấp
- Đóng SCAR với phản hồi từ cả hai phía
Giao tiếp tốt với nhà cung cấp là rất quan trọng. Chúng tôi có thể cần thực hiện một số thay đổi đối với các bộ phận; chúng có thể bị loại bỏ hoặc sửa chữa. Chúng tôi có thể cần chúng gấp hoặc có mức độ ưu tiên cao và cần chúng nhanh chóng. Có thể có một số vấn đề về tiền bạc cần giải quyết. Tất cả những điều này cần được xử lý bởi những người phù hợp trong nhóm của chúng tôi và được truyền đạt tốt với nhà cung cấp. Khi chúng tôi gửi SCAR, chúng tôi thường cho họ một khoảng thời gian nhất định để trả lời, chẳng hạn như 14 ngày.
Chúng ta có cần một vết sẹo cho mỗi lỗi lầm không?
Các tổ chức khác nhau có mức độ khoan dung khác nhau, ví dụ:
- Một số người có thể không tạo SCAR cho một vấn đề nhỏ xảy ra một lần, chẳng hạn như thứ gì đó chúng ta có thể tự sửa nhanh chóng thay vì chờ nhà cung cấp sửa.
- Cảnh báo chất lượng có thể cho nhà cung cấp biết cần chú ý nhiều hơn ở đâu.
- Có thể tạo SCAR ở những nơi có vấn đề lớn hoặc lặp đi lặp lại, cần được chú ý và xử lý chi tiết hơn để khắc phục.
- Một số tổ chức chỉ sử dụng SCAR như một giải pháp cuối cùng khi họ đã thử nhiều cách khác để khắc phục vấn đề nhưng không hiệu quả.
Điều quan trọng là chúng ta phải có quy trình cho việc này trong hệ thống quản lý của mình. Sau đó, chúng ta cần tuân theo quy trình đó cho từng vấn đề.
Những gì cần đưa vào SCAR
Mỗi tổ chức đều có cách riêng để tạo SCAR. Nhiều tổ chức sử dụng cùng một biểu mẫu như báo cáo hành động khắc phục nội bộ của họ (một số thêm dấu hoặc ô để cho biết đây là báo cáo dành cho nhà cung cấp chứ không phải cho chúng tôi).
Thông thường, biểu mẫu có những nội dung sau:
- Một số duy nhất để chúng tôi có thể theo dõi SCAR
- Ngày thực hiện
- Tên nhà cung cấp
- Mã số sản phẩm hoặc tên sản phẩm
- Số lượng giao hàng và số lượng có vấn đề
- Chi tiết của lỗi
- Làm gì với nó (tức là sửa chữa, loại bỏ, v.v.)
- Nguyên nhân gốc rễ / Điều tra – nhà cung cấp điền vào
- Hành động khắc phục – nhà cung cấp điền vào
- Hành động cuối cùng
- Đăng xuất (nơi SCAR cần sự chấp thuận chính thức rằng vấn đề đã được giải quyết)
Đây chỉ là những ví dụ; mỗi tổ chức có cách làm khác nhau, vì vậy hãy sử dụng những ví dụ này như một hướng dẫn nhưng hãy tạo ra thứ gì đó phù hợp với bạn.
Tại sao quá trình SCAR lại hữu ích
Quy trình SCAR mang lại nhiều lợi ích như:
- Nó cung cấp cho chúng ta một cách chuẩn mực để tìm và khắc phục các vấn đề về nhà cung cấp.
- Quá trình này giúp chúng tôi làm việc cùng với nhóm nội bộ của mình
- Quá trình này giúp chúng tôi làm việc cùng với nhà cung cấp của mình
- Nó giúp chúng ta tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
- Nó giúp chúng ta thực hiện các hành động khắc phục
- Nó cung cấp cho chúng ta bằng chứng và dữ liệu mà chúng ta có thể sử dụng để đo lường:
- Các hành động khắc phục đã hiệu quả như thế nào
- Nhà cung cấp của chúng tôi tốt như thế nào
Một số vấn đề với quy trình SCAR là gì?
Mặc dù quy trình này có thể hữu ích, nhưng có một số vấn đề mà chúng ta cần phải suy nghĩ khi thiết kế quy trình của mình. Một số vấn đề chính là:
- Chỉ nên sử dụng SCAR khi cần thiết – Một số người có thể thấy chúng không hiệu quả nếu sử dụng quá nhiều.
- Không nên sử dụng SCAR như một cách để trả thù nhà cung cấp – nếu ai đó không thích một nhà cung cấp, việc tạo ra nhiều SCAR có thể làm chệch hướng mục đích thực sự và làm tổn hại đến mối quan hệ của chúng ta với họ
- Chúng ta cần kiểm tra xem nó hoạt động tốt đến mức nào; một số nhà cung cấp có thể phản hồi tốt – một số khác có thể cần thêm trợ giúp.
- Chúng ta cần phải thống nhất trong nhóm của chúng ta
- Chúng tôi phụ thuộc vào việc nhà cung cấp phản hồi tốt.
- SCAR cần được quản lý và khi chúng ta sử dụng chúng quá nhiều, sẽ rất khó để theo dõi và giải quyết chúng. Chúng ta cần đủ người và nguồn lực để quản lý chúng tốt.
- Nhà cung cấp có thể không trả lời.
- Vấn đề cuối cùng là phổ biến nhất.
Chúng tôi phải làm gì khi nhà cung cấp không trả lời SCAR của chúng tôi?
Chúng tôi có thể gặp một số vấn đề nếu có nhà cung cấp không trả lời SCAR của chúng tôi:
- Một số nhà cung cấp có thể không đồng ý với vấn đề này và bỏ qua chúng tôi
- Một số nhà cung cấp có thể bỏ qua yêu cầu của chúng tôi
- Một số nhà cung cấp có thể không thích cách chúng tôi thực hiện quy trình và thông tin chúng tôi yêu cầu (ví dụ chúng tôi có thể yêu cầu 8d mà nhà cung cấp có thể không hiểu lý do).
- Một số nhà cung cấp có thể không tuân theo quy trình của chúng tôi và gửi email cho chúng tôi câu trả lời không đầy đủ mà không sử dụng đúng biểu mẫu hoặc phương pháp.
- Một số nhà cung cấp có thể đưa ra câu trả lời không chính xác.
Dù lý do là gì, một phản hồi tệ có thể gây ra cho chúng ta những vấn đề lớn. Thật khó khăn, nhưng chúng ta nên lường trước một số nhà cung cấp sẽ phản hồi tệ với SCAR của chúng ta lúc đầu. Khi chúng ta thực hiện quy trình, nếu chúng ta lường trước điều này ngay từ đầu, chúng ta có thể thực hiện một số bước để giải quyết để chúng ta sẵn sàng.
Ví dụ, chúng ta có thể chọn:
- Có cuộc họp trực tiếp với một số nhà cung cấp
- Làm cho nó trở thành một phần của hợp đồng của chúng tôi
- Xem xét tiền phạt
- Nói với ban quản lý cấp cao của họ
Khi chúng ta nghĩ về quy trình SCAR của mình, chúng ta thường cần nhớ cách chúng ta nói về nó khi chúng ta bắt đầu làm việc với một nhà cung cấp. Việc nói với họ ngay từ đầu có thể giúp xây dựng mối quan hệ tốt với họ ngay từ đầu. Chúng ta phải nhớ rằng trong hầu hết các trường hợp, chúng ta vẫn cần phải làm việc với họ, vì vậy việc tìm ra cách phù hợp với cả hai bên là rất quan trọng. Chúng ta nên luôn nhớ rằng bất kể chúng ta chọn cách nào để nhận được phản hồi SCAR của mình, chúng ta không phải chấp nhận những phần tồi.
Kết luận: Cách sử dụng Báo cáo hành động khắc phục của nhà cung cấp (SCAR) để cải thiện chất lượng chuỗi cung ứng của bạn
Tóm lại, SCAR đóng vai trò lớn trong việc duy trì chuỗi cung ứng mạnh mẽ. Nó giúp khắc phục sự cố và duy trì mọi thứ hoạt động trơn tru. VIS Kiểm soát chất lượng nhóm đặt ra một ví dụ tuyệt vời bằng cách chỉ ra cách làm đúng. Liên hệ với chúng tôi để được chuyên nghiệp Dịch vụ kiểm soát chất lượng, và đảm bảo công ty của bạn có thể hoạt động tốt trong một thế giới cạnh tranh mà chất lượng là yếu tố rất quan trọng.
Bài viết liên quan