Bạn đã bao giờ nhận được báo cáo từ thanh tra chất lượng về sản phẩm của mình và quyết định gửi hoặc giữ lại đơn hàng không khớp với kết quả chính trong báo cáo chưa?
Bạn có thể đã gặp phải tình huống này nếu bạn đã sử dụng một nhóm để kiểm tra chất lượng sản phẩm của mình trước khi gửi đi. Điều này rất phổ biến, đặc biệt là khi sản xuất ở những nơi như Trung Quốc hoặc Đông Nam Á, nơi có rất nhiều sản phẩm được sản xuất. Bạn có thể gửi đi những sản phẩm có thể làm tốt hơn khi kiểm tra hoặc yêu cầu thay đổi đối với những sản phẩm đã vượt qua kiểm tra.
Một báo cáo kiểm tra đáng tin cậy cung cấp thông tin chi tiết và hiểu biết sâu sắc về chất lượng, tình trạng và điều kiện của hàng hóa của bạn. Nhưng kết quả kiểm tra cần cho bạn biết liệu bạn có nên chấp nhận đơn hàng hay không. Và nếu bạn không xác định đầy đủ tiêu chí và phạm vi kiểm tra trước khi kiểm tra, kết quả kiểm tra có thể không phản ánh chính xác các tiêu chuẩn của bạn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách các thanh tra QC đưa ra kết luận, hiểu chúng và chỉ cho bạn cách đưa ra những lựa chọn thông minh khi quyết định chấp thuận hay từ chối một đơn hàng.
Thanh tra QC đạt được kết quả kiểm tra QC như thế nào
Báo cáo kiểm tra giống như bản tóm tắt những gì thanh tra viên nhìn thấy khi họ đến địa điểm đặt hàng của bạn. Nhóm QC so sánh sản phẩm của bạn với các tiêu chuẩn bạn đã đặt ra bằng cách sử dụng các tài liệu bạn đã cung cấp cho họ, như đơn đặt hàng, bản vẽ, danh sách kiểm tra và các giấy tờ khác. Họ cũng có thể kiểm tra sản phẩm của bạn tại chỗ để đảm bảo sản phẩm hoạt động tốt, hoạt động chính xác và an toàn. Nếu có bất kỳ điều gì không khớp với những gì bạn muốn, họ sẽ ghi vào báo cáo.
Một khía cạnh quan trọng khác của kết quả kiểm tra là “Giới hạn chất lượng chấp nhận được” (AQL) kết quả. Trong quá trình kiểm tra, nhóm QC thường sử dụng tiêu chuẩn AQL để đánh giá chất lượng chung của toàn bộ lô hàng. Họ thực hiện điều này bằng cách kiểm tra một nhóm ngẫu nhiên từ lô hàng. Khi quyết định về AQL cho đơn hàng của bạn, bạn cần tìm sự cân bằng giữa chi phí và mức độ hiểu biết của bạn về chất lượng đơn hàng.
Kỳ vọng rõ ràng giúp bạn đảm bảo kết quả kiểm tra chính xác.
Bạn phải cung cấp chính xác và sẵn sàng tất cả các tài liệu tham khảo và tiêu chí kiểm tra cho chính bạn, nhóm QC và nhà cung cấp của bạn. Điều này đúng cho dù bạn đã thuê một bên thứ ba hay một thanh tra viên toàn thời gian hoặc đang cử một người nào đó từ công ty của bạn đến để kiểm tra. Ngay cả khi bạn phụ thuộc vào nhóm QC của nhà máy để kiểm tra, việc cung cấp cho họ tất cả các nhu cầu của bạn trước thời hạn sẽ đảm bảo họ biết bạn muốn gì. Theo cách này, họ có thể đáp ứng mong đợi của bạn tốt hơn.
Tốt nhất là bạn nên đặt ra các quy tắc kiểm tra trước khi thanh tra viên đến nhà máy, và thậm chí còn tốt hơn nếu bạn làm điều này trước khi nhà máy bắt đầu sản xuất nhiều sản phẩm. Khi bạn hợp tác với nhà cung cấp và nhân viên QC, và tất cả cùng quyết định tiêu chí kiểm tra, điều này đảm bảo mọi người đều hiểu được sản phẩm cuối cùng cần đáp ứng những gì. Nhiều nhà nhập khẩu giàu kinh nghiệm sử dụng danh sách kiểm tra để làm cho thông tin này rõ ràng và dễ theo dõi.
Cách diễn giải kết quả kiểm tra sản phẩm của bạn
Hầu hết thời gian, việc kiểm tra sản phẩm sẽ đưa ra một trong ba kết quả sau:
- "Vượt qua" xảy ra khi chất lượng sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn đã đặt ra, đã vượt qua mọi thử nghiệm cần thiết tại chỗ và đáp ứng các yêu cầu hoặc quy tắc khác.
- "Thất bại": Nếu có quá nhiều vấn đề hoặc thứ không phù hợp với tiêu chuẩn, thì đó là một sự thất bại. Ngoài ra, sự thất bại có thể xảy ra nếu nó không vượt qua một hoặc nhiều bài kiểm tra quan trọng hoặc nếu nó không đáp ứng một quy tắc rất quan trọng.
- "Chưa giải quyết": Trong trường hợp này, chất lượng sản phẩm đều đạt tiêu chuẩn đã đặt ra và đã vượt qua các cuộc kiểm tra tại chỗ. Mọi thứ đều có vẻ tốt, nhưng có điều gì đó mà thanh tra viên nhận thấy, điều gì đó cần được thêm vào tài liệu hoặc các quy tắc. Họ muốn trao đổi với người đã ra lệnh kiểm tra về vấn đề này.
Thanh tra viên có thể sử dụng nhiều từ khác nhau để nêu kết quả, chẳng hạn như nói "chấp nhận" thay vì "đạt" hoặc "giữ" thay vì "không đạt" và họ có thể sử dụng các thuật ngữ đặc biệt liên quan đến AQL. Tuy nhiên, thông thường, đây là những điều chính mô tả kết quả cơ bản.
Thông thường, khi việc kiểm tra diễn ra thường xuyên và các quy tắc rõ ràng, bạn có thể dễ dàng quyết định bằng cách xem kết quả đạt hay không đạt. Nhưng đôi khi, có những trường hợp ngoại lệ. Bạn có thể làm điều gì đó khác với những gì kết quả kiểm tra gợi ý, như chấp nhận hoặc từ chối một đơn hàng.
Khi nào bạn có thể từ chối kết quả kiểm tra QC đạt yêu cầu
Các chuyên gia QC thường sử dụng các quy tắc của bạn để kiểm tra sản phẩm trong quá trình kiểm tra. Khi kết quả đạt, bạn thường có thể gửi đơn hàng. Tuy nhiên, đôi khi bạn có thể từ chối giao hàng, ngay cả khi kết quả đạt. Lựa chọn này thường có nghĩa là bạn nên đưa các chi tiết quan trọng vào các quy tắc cho lần kiểm tra đó.
Đây là một ví dụ: Hãy tưởng tượng bạn mua 5.000 cây bút dạ từ một nhà cung cấp ở Thượng Hải. Nhưng vấn đề ở đây là – bạn quên đề cập đến màu mực trong quy tắc kiểm tra của mình. Thanh tra viên kiểm tra một mẫu gồm 200 cây bút và thấy rằng chúng được đóng gói cẩn thận và đáp ứng các quy tắc về hình thức và chức năng của chúng. Theo các quy tắc, đây là "đạt". Nhưng khi bạn đọc báo cáo, bạn thấy rằng những cây bút này có mực xanh thay vì mực đen mà bạn muốn.
Điều này thường không xảy ra vì có lẽ bạn đã nói với nhóm QC của mình ở Trung Quốc về một điều gì đó quan trọng như vậy. Tuy nhiên, ví dụ này cho thấy việc bỏ sót các chi tiết quan trọng có thể làm hỏng kết quả kiểm tra. Nó cũng có thể gây đau đầu cho các quản lý nhà máy và công nhân phải sửa chữa hoặc thay thế mọi thứ, mặc dù kết quả kiểm tra cho thấy mọi thứ đều ổn.
Khi nào bạn có thể chấp nhận kết quả kiểm tra sản phẩm không đạt
Một nhà nhập khẩu vẫn có thể đồng ý với một đơn hàng ngay cả khi quá trình kiểm tra cho thấy đơn hàng đó không đạt yêu cầu. Điều này thường xảy ra khi các quy tắc kiểm tra không hoàn toàn đúng, giống như việc nói không với một thứ đã vượt qua quá trình kiểm tra. Bạn cũng có thể đồng ý với một đơn hàng không đạt yêu cầu vì những vấn đề nhỏ mà bạn không nghĩ là vấn đề lớn. Những vấn đề này được gọi là lỗi AQL "nhỏ". Bạn cũng có thể đồng ý với một đơn hàng không đạt yêu cầu nếu bạn cần giao hàng nhanh chóng. Nhưng bạn có thể ngăn chặn điều này xảy ra bằng cách lên lịch kiểm tra trước khi bạn có kế hoạch gửi hàng.
Cách xử lý kết quả kiểm tra đang chờ xử lý
Khi kết quả kiểm tra được đánh dấu là "đang chờ xử lý", thanh tra viên đang cực kỳ cẩn thận vì họ nhận thấy một số vấn đề có thể xảy ra mà các quy tắc kiểm tra thông thường không đề cập đến. Ví dụ, nhà máy có thể không cho thanh tra viên thực hiện một thử nghiệm nhất định hoặc thanh tra viên có thể đo sản phẩm và thấy rằng sản phẩm không khớp với các quy tắc về kích thước, ngay cả khi không có giới hạn kích thước cụ thể. Những tình huống này có nghĩa là thanh tra viên phải trao đổi với bạn trước khi hỏi xem sản phẩm có đạt hay không.
Nếu bạn cảm thấy những điều nêu trong báo cáo đang chờ xử lý không nghiêm trọng, bạn có thể nói rằng việc gửi đơn hàng là ổn. Ngược lại, nếu vấn đề cần kiểm tra hoặc sửa chữa thêm từ nhà máy, bạn có thể từ chối đơn hàng.
Nếu kết quả đang chờ xử lý hoặc quyết định giao hàng của bạn không khớp với kết quả, hãy trao đổi với nhóm kiểm tra của bạn. Hãy cho họ biết cách suy nghĩ về những điều này tốt hơn trong các lần kiểm tra trong tương lai để họ có thể tránh những vấn đề tương tự. Và nếu các quy tắc thay đổi giữa việc lập kế hoạch kiểm tra và nhận kết quả, hãy báo ngay cho nhà cung cấp và thanh tra của bạn để đảm bảo mọi thứ đều rõ ràng.
Bất cứ khi nào bạn thấy kết quả kiểm tra đang chờ xử lý hoặc lựa chọn giao hàng của bạn không khớp với kết quả, hãy trao đổi với nhóm kiểm tra của bạn. Vui lòng chia sẻ suy nghĩ của bạn về cách họ có thể suy nghĩ về những điều này tốt hơn vào lần tới để ngăn ngừa các vấn đề tương tự. Ngoài ra, nếu các quy tắc thay đổi từ khi bạn thiết lập kiểm tra đến khi bạn nhận được kết quả, hãy thông báo ngay cho nhà cung cấp và thanh tra viên của bạn. Điều này giúp làm rõ mọi việc cho mọi người.
Sử dụng Báo cáo Kiểm tra để có lợi cho bạn
Tại sao kiểm tra lại quan trọng trong một số báo cáo? Giá trị thực sự của các báo cáo này nằm ở tính minh bạch của chúng, cho phép bạn quyết định chấp nhận hay từ chối đơn hàng. Ngoài ra, nhà máy sản xuất sản phẩm của bạn có thể được hưởng lợi từ việc các thanh tra viên phát hiện ra các vấn đề của họ kiểm soát chất lượng có thể đã bỏ lỡ.
Trao quyền cho nhà nhập khẩu với các quyết định sáng suốt
Để đưa ra lựa chọn sáng suốt về việc vận chuyển, điều quan trọng là phải xem xét kỹ lưỡng toàn bộ báo cáo kiểm tra, không chỉ tóm tắt ở trang đầu tiên. Thông tin toàn diện này làm sáng tỏ tình trạng sản phẩm của bạn tại nhà máy. Bằng cách chú ý đến những chi tiết này, bạn có thể tránh được sự phiền phức khi vận chuyển những sản phẩm không đáp ứng được kỳ vọng của mình. Điều này có thể giúp bạn tránh phải đối phó với những mặt hàng không bán được hoặc phải làm lại tốn kém sau khi hàng hóa đã rời khỏi nhà máy.
Kiểm soát và ra quyết định
Sau khi kiểm tra, bạn là người nhập khẩu sẽ là người ra quyết định. Thanh tra QC đóng vai trò là tai mắt của bạn trong nhà máy, nhưng chỉ bạn mới có thẩm quyền hướng dẫn nhà cung cấp của mình về những việc cần làm tiếp theo. Mặc dù thanh tra thường không làm việc với nhà máy để khắc phục sự cố, nhưng bạn có thể hợp tác với nhà cung cấp để xác định các bước cần thiết, chẳng hạn như làm lại, thay thế các đơn vị và các giải pháp khác trước khi vận chuyển.
Lợi ích cho các nhà máy thông qua kiểm tra
Kiểm tra không chỉ là chỉ trích lỗi của nhà cung cấp. Mặc dù một số nhà cung cấp có thể phản đối việc kiểm tra, nhưng họ có thể hưởng lợi từ việc này. Kiểm tra bên ngoài giúp nhà cung cấp cải thiện quy trình sản xuất và kiểm soát chất lượng nội bộ của họ. Khi phát sinh vấn đề, báo cáo kiểm tra sẽ xác định các lĩnh vực cần cải thiện, cho phép nhà cung cấp nâng cao dịch vụ của họ đối với khách hàng.
Kết luận: Cách sử dụng kết quả kiểm tra QC để đưa ra quyết định vận chuyển
Báo cáo kiểm tra cung cấp cho người nhập khẩu bức tranh toàn cảnh về chất lượng sản phẩm, đặc biệt là khi họ thiết lập các tiêu chí kiểm tra quan trọng trước thời hạn. Chúng cung cấp các chi tiết cần thiết để đưa ra quyết định sáng suốt. Nhưng chỉ riêng kết quả "không đạt" hoặc "đạt" không phải lúc nào cũng đảm bảo ngay lập tức rằng bạn nên giao đơn hàng.
Khi vận chuyển đơn hàng của bạn, kết quả kiểm tra QC của bạn có thể làm sáng tỏ rất nhiều điều không chắc chắn. Tuy nhiên, trách nhiệm cuối cùng nằm ở việc nghiên cứu kỹ lưỡng kết quả và trao đổi với nhà cung cấp của bạn về những việc cần làm tiếp theo. Cách tiếp cận này đảm bảo bạn tối đa hóa lợi ích của các cuộc kiểm tra QC đối với sản phẩm của mình.
Bài viết liên quan