Ông Chiến Phạm là một kiểm soát chất lượng quản lý tại VIS. Ông có hơn 10 năm kinh nghiệm trong việc kiểm tra sản phẩm tại Việt Nam. Ông giúp nhiều khách hàng đảm bảo chất lượng sản phẩm và tránh các vấn đề về chất lượng. Chúng tôi rất vui khi được phỏng vấn kỹ lưỡng với ông và đây là những gì ông chia sẻ với chúng tôi về vai trò của mình và quy trình kiểm tra tại VIS.
Xin chào anh Chiến Phạm, cảm ơn anh đã tham gia phỏng vấn với chúng tôi. Anh làm gì với tư cách là quản lý kiểm soát chất lượng tại VIS?
Tôi là Chien Pham, 35 tuổi. Tôi làm việc toàn thời gian với vai trò là quản lý kiểm soát chất lượng tại VIS Quality Control. Tôi kiểm tra nhiều sản phẩm khác nhau, bao gồm cả hàng hóa cứng và hàng hóa mềm. Tôi cũng giám sát và đào tạo các thanh tra viên khác làm việc với tôi. Trước khi gia nhập VIS, tôi đã làm việc cho các công ty kiểm tra lớn như SGS và TUV.
Tại sao VIS sử dụng thanh tra viên toàn thời gian thay vì thanh tra viên bán thời gian?
Chúng tôi sử dụng thanh tra viên toàn thời gian vì chúng tôi quan tâm đến chất lượng. Thanh tra viên toàn thời gian tận tụy, có kinh nghiệm và đáng tin cậy hơn thanh tra viên bán thời gian, những người có thể có công việc hoặc sở thích khác. Thanh tra viên toàn thời gian cũng được VIS đào tạo và phản hồi thường xuyên để đảm bảo họ biết các tiêu chuẩn và thông lệ tốt nhất mới nhất của ngành. Bằng cách sử dụng thanh tra viên toàn thời gian, chúng tôi có thể đảm bảo chất lượng, tính chuyên nghiệp và trách nhiệm nhất quán cho khách hàng của mình.
Một buổi đào tạo nội bộ giữa các thanh tra viên chuyên nghiệp tại VIS
Bạn tiến hành dịch vụ kiểm tra chuyên nghiệp tại VIS như thế nào? Các bước chính là gì?
Tại VIS, dịch vụ kiểm tra chuyên nghiệp của chúng tôi được thiết kế để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và toàn diện. Chúng tôi thực hiện một số bước chính để cung cấp dịch vụ chất lượng hàng đầu đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Sau đây là cách chúng tôi tiến hành kiểm tra chuyên nghiệp tại VIS:
Kiểm tra trước
Chúng tôi bắt đầu bằng cách tham gia vào các cuộc thảo luận cởi mở và chi tiết với khách hàng. Mục tiêu của chúng tôi là hiểu đầy đủ các yêu cầu, thông số kỹ thuật và kỳ vọng của họ. Chúng tôi cũng xem xét tất cả các tài liệu có liên quan, chẳng hạn như đơn đặt hàng, hợp đồng, hóa đơn và danh sách đóng gói. Sự chuẩn bị tỉ mỉ này cho phép chúng tôi điều chỉnh việc kiểm tra theo nhu cầu riêng của từng khách hàng và lựa chọn một thanh tra viên đủ tiêu chuẩn phù hợp nhất với công việc, xem xét đến chuyên môn và vị trí.
Điều tra
Thanh tra viên tận tụy của chúng tôi sẽ đến thăm nhà máy hoặc kho nơi đặt sản phẩm. Họ tiến hành kiểm tra toàn diện dựa trên các tiêu chí và danh sách kiểm tra đã thỏa thuận. Thanh tra viên không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào, tỉ mỉ kiểm tra mọi khía cạnh quan trọng của khách hàng. Bao gồm kiểm tra số lượng, chất lượng, hình thức, chức năng, độ an toàn, bao bì, nhãn mác và bất kỳ yêu cầu cụ thể nào khác mà khách hàng nêu ra. Thanh tra viên của chúng tôi cũng chụp ảnh và quay video chi tiết trong quá trình kiểm tra, cung cấp bằng chứng hữu hình về những phát hiện của họ.
Kiểm tra sau
Thanh tra viên siêng năng của chúng tôi sẽ chuẩn bị một báo cáo kiểm tra chi tiết sau khi kiểm tra. Báo cáo toàn diện này tóm tắt tất cả các thông tin quan trọng được thu thập trong quá trình kiểm tra. Báo cáo nêu bật các phát hiện, quan sát và khuyến nghị dựa trên đánh giá. Báo cáo bao gồm các bức ảnh và video được ghi lại trong quá trình kiểm tra để tăng cường sự rõ ràng. Trong vòng 24 giờ sau khi hoàn tất kiểm tra, chúng tôi sẽ nhanh chóng gửi báo cáo cho khách hàng để họ xem xét và phê duyệt.
Ông Chiến đang kiểm tra một nhà máy.
Một số vấn đề thường gặp trong quá trình thanh tra tại Việt Nam là gì và bạn giải quyết chúng như thế nào?
Một số thách thức mà chúng tôi gặp phải trong quá trình thanh tra tại Việt Nam là:
Sự khác biệt về văn hóa
Một số nhà máy hoặc nhà cung cấp có cách làm việc hoặc hành xử khác với những gì chúng tôi quen thuộc. Chúng tôi tôn trọng văn hóa của họ và hành động lịch sự để đạt được kết quả tốt nhất. Ví dụ, một số nhà máy có thể không hiểu tại sao họ cần kiểm tra của bên thứ ba, tại sao sản phẩm của họ phải được hoàn thiện và đóng gói theo tiêu chuẩn 100% và những yêu cầu này ảnh hưởng đến chi phí của họ như thế nào.
Thách thức về hậu cần
Một số địa điểm khó hoặc xa để tiếp cận, vì vậy việc tiếp cận chúng đòi hỏi thời gian và tiền bạc. Chúng tôi có các thanh tra viên trên khắp Việt Nam, những người có thể đi đến bất cứ nơi nào bạn cần. Đôi khi, chúng tôi phải cử thanh tra viên của mình một ngày trước khi đặt phòng khách sạn. Chúng tôi tự chịu mọi chi phí này mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của mình.
Lỗi chất lượng
Bao gồm vật liệu kém chất lượng, sai lệch trong quy trình sản xuất, tay nghề kém và lỗi đóng gói. Chúng tôi giải quyết những vấn đề này bằng cách giao tiếp hiệu quả với nhà máy và khách hàng. Chúng tôi khắc phục sự cố nhanh chóng, đưa ra hướng dẫn rõ ràng và xác minh sau. Chúng tôi đảm bảo chất lượng cao và nhanh chóng.
Thông thường, các nhà máy có thể cần trợ giúp để hiểu các tiêu chuẩn về lỗi mà chúng tôi áp dụng. Một số lỗi có vẻ bình thường hoặc không thể tránh khỏi đối với họ, nhưng chúng tôi biết chúng có thể gây ra khiếu nại từ khách hàng của chúng tôi. Ngoài ra, hầu hết các nhà máy có thể chỉ chấp nhận kết quả thành công từ cuộc kiểm tra của chúng tôi.
Làm thế nào để duy trì các tiêu chuẩn chất lượng cao trong suốt quá trình kiểm tra?
Chúng tôi duy trì các tiêu chuẩn chất lượng cao trong suốt quá trình kiểm tra bằng cách tuân theo các hướng dẫn và quy trình sau:
• Chúng tôi chỉ tuyển dụng những thanh tra viên có trình độ và kinh nghiệm, những người có kiến thức và kỹ năng liên quan đến ngành. Ngoài ra, chúng tôi còn đào tạo thường xuyên cho các thanh tra viên của mình để đảm bảo họ được cập nhật các tiêu chuẩn và thông lệ tốt nhất mới nhất của ngành.
• Chúng tôi sử dụng danh sách kiểm tra và tiêu chuẩn tùy chỉnh cho mỗi lần kiểm tra để đảm bảo tính nhất quán và chính xác. Chúng tôi cũng sử dụng công nghệ và thiết bị để cải thiện quy trình kiểm tra; một số công cụ như máy ảnh, máy quét, thiết bị đo lường…
• Chúng tôi xem xét các báo cáo và quy trình kiểm tra nội bộ để đảm bảo chất lượng và tuân thủ.
Bạn có đào tạo và trình độ gì để làm tốt công việc của mình?
Tôi có nhiều loại hình đào tạo và trình độ khác nhau, chẳng hạn như:
• Bằng cấp hoặc chứng chỉ học thuật trong các lĩnh vực có liên quan, chẳng hạn như kỹ thuật, dệt may, điện tử, v.v.
• Chứng chỉ chuyên môn hoặc tư cách thành viên trong các hiệp hội hoặc tổ chức công nghiệp được công nhận.
• Kinh nghiệm thực tế hoặc thực tập trong các ngành hoặc lĩnh vực liên quan, chẳng hạn như sản xuất, thương mại, xuất khẩu, v.v.
• Kỹ năng ngôn ngữ hoặc các khóa học tiếng Anh hoặc ngôn ngữ khác cần thiết để giao tiếp trong quá trình thanh tra.
• Các kỹ năng mềm hoặc hội thảo về giao tiếp, đàm phán, giải quyết vấn đề, làm việc nhóm, v.v., rất quan trọng để ứng phó với các nền văn hóa và tình huống khác nhau trong quá trình thanh tra.
Dưới đây là một trong những chứng chỉ chuyên môn của nhóm tôi:
Bạn sử dụng phản hồi và đề xuất của khách hàng như thế nào để cải thiện dịch vụ kiểm tra?
Chúng tôi coi trọng phản hồi và đề xuất từ khách hàng vì chúng giúp chúng tôi cải thiện dịch vụ kiểm tra. Chúng tôi có một hệ thống nơi khách hàng có thể chia sẻ kinh nghiệm, đưa ra gợi ý hoặc nêu lên mối quan tâm. Nhóm của chúng tôi xem xét cẩn thận tất cả phản hồi và thực hiện hành động để cải thiện bất kỳ lĩnh vực nào cần cải thiện. Chúng tôi coi phản hồi là cơ hội để cải thiện quy trình, tinh chỉnh phương pháp và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Bạn có thể kể cho chúng tôi nghe một câu chuyện thành công khi VIS giúp ngăn ngừa các vấn đề về chất lượng và bảo vệ danh tiếng của khách hàng không?
Chắc chắn rồi, đây là một câu chuyện thú vị.
VIS được thuê bởi một người bán vải Malaysia, người này đã có tranh chấp với một nhà máy Việt Nam. Người bán đã cung cấp vải cho nhà máy ở miền Bắc Việt Nam, nhưng nhà máy tuyên bố rằng trọng lượng vải (GSM) thấp hơn so với người bán đã hứa. Người bán đã yêu cầu VIS tiến hành kiểm tra vải tại nhà máy để kiểm tra chất lượng sản phẩm.
Khi tôi đến nhà máy và tiến hành kiểm tra, tôi nhận được kết quả giống như nhà máy. Có vẻ như người bán đã giao vải kém chất lượng cho nhà máy. Tuy nhiên, với tư cách là một thanh tra viên giàu kinh nghiệm, tôi biết rằng câu chuyện còn nhiều điều hơn thế. Nhà máy không hiểu khái niệm “Độ đàn hồi của vải”. Điều này có nghĩa là khi vải được cuộn lại và đóng gói, vải cần được nghỉ ngơi ít nhất một ngày sau khi mở gói để trở lại hình dạng ban đầu. Chỉ khi đó, việc kiểm tra mới có thể được thực hiện chính xác. Vì vậy, tôi quyết định ở lại nhà máy thêm một ngày, mặc dù khách hàng chỉ đặt một ngày làm việc. Tôi muốn đảm bảo rằng tôi đã kiểm tra vải ở trạng thái ban đầu và đưa ra báo cáo công bằng cho cả hai bên.
Sau khi chờ vải giãn ra, tôi tiến hành kiểm tra lại và thấy rằng nó có đúng GSM như người bán đã tuyên bố, sau đó tôi đã niêm phong tất cả các bằng chứng và gửi lại cho văn phòng Hà Nội của chúng tôi. Kết quả đã giải quyết được sự hiểu lầm giữa người bán và nhà máy và làm sạch danh tiếng của người bán. Khách hàng Malaysia đã hài lòng và thỏa mãn với dịch vụ của chúng tôi và đã trở thành khách hàng trung thành của chúng tôi.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian!
Tại VIS, chúng tôi có nhiều chuyên gia như anh Chiến Phạm. Nếu bạn cần kiểm soát chất lượng tại Việt Nam, hãy để đội ngũ chuyên nghiệp của chúng tôi giúp bạn. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí ngay hôm nay!
Bài viết liên quan